Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

Psychiatry Ink Ltd
71–75 Shelton Street
Covent Garden
London, WC2H 9JQ
Royaume-Uni

Société immatriculée en Angleterre et au pays de Galles.
Company number: 17275704.

Demandes générales :

Demandes relatives à la protection des données :

Représentant dans l’UE/l’EEE et en Suisse (art. 27 RGPD / LPD suisse)

Psychiatry Ink Ltd a désigné Data Protection Representative Limited, exerçant sous le nom de DataRep, comme son représentant à la protection des données dans l’Union européenne / l’Espace économique européen au titre du RGPD de l’UE (article 27) et en Suisse au titre de la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD).

Si vous vous trouvez dans l’UE/l’EEE ou en Suisse et souhaitez poser une question sur le traitement de vos données à caractère personnel ou exercer vos droits en matière de protection des données, vous pouvez contacter DataRep en notre nom par e-mail, via le formulaire en ligne ou par courrier postal.

E-mail (veuillez indiquer « Psychiatry Ink Ltd » dans l’objet du message) :

datarequest@datarep.com

Formulaire en ligne :

https://www.datarep.com/data-request

Par courrier postal : veuillez adresser toute correspondance postale à « DataRep » et non à « Psychiatry Ink Ltd ». L’adresse postale de DataRep compétente pour votre pays figure dans le récapitulatif des coordonnées des représentants de DataRep.

La désignation d’un représentant est sans incidence sur la responsabilité de Psychiatry Ink Ltd en qualité de responsable du traitement.

2. Champ d’application de la présente politique

La présente politique s’applique :

aux visiteurs de nos sites web publics, y compris psychiatry.ink et les versions nationales ou linguistiques associées ;
aux utilisateurs qui créent un compte ou utilisent Psychiatrie.Ink ;
aux organisations qui souscrivent un abonnement à Psychiatrie.Ink ;
aux personnes qui nous contactent pour des questions de support, de facturation, de sécurité ou d’ordre juridique ;
aux données cliniques ou relatives aux patients, en volume limité, traitées au sein du service pour le compte d’utilisateurs professionnels ou d’organisations de santé.

La présente politique ne remplace pas la notice d’information que tout médecin, clinique, hôpital ou organisation de santé doit fournir à ses propres patients.

3. Notre rôle : responsable du traitement et sous-traitant

Pour les données relatives au site web, aux comptes, à la facturation, au support, à la sécurité, au marketing et à l’administration de l’entreprise, Psychiatry Ink Ltd agit généralement en qualité de responsable du traitement.

Pour les contenus cliniques relatifs aux patients saisis dans l’espace de travail Psychiatrie.Ink par un utilisateur professionnel ou une organisation, le client est généralement le responsable du traitement et Psychiatry Ink Ltd agit généralement en qualité de sous-traitant. Dans ce cas, nous ne traitons les données que sur instruction documentée du client et dans le cadre de l’accord de traitement des données applicable.

Certains modes du produit sont conçus pour minimiser les identifiants de patients côté serveur. Par exemple, les noms des patients, les dates de naissance et la correspondance entre patients et documents peuvent rester dans le coffre-fort local chiffré du clinicien lorsque cette configuration est activée. Les utilisateurs demeurent responsables de l’utilisation correcte des paramètres de confidentialité et de l’absence d’identifiants inutiles dans les invites d’IA, les dictées, les demandes de support ou les champs de texte libre.

4. Données à caractère personnel que nous collectons

Selon la manière dont vous utilisez le service, nous pouvons traiter :

Données de compte et d’organisation

Nom, titre professionnel, adresse e-mail, nom de l’organisation, rôle, informations de connexion, statut d’abonnement, pays, langue et paramètres du compte.

Données de facturation et de paiement

Formule choisie, informations de facturation, adresse de facturation, informations de TVA ou informations fiscales le cas échéant, statut des paiements, identifiants de transaction et métadonnées de paiement limitées. Les données de carte bancaire sont normalement traitées par notre prestataire de paiement et ne sont pas conservées par Psychiatry Ink Ltd.

Données de support et de communication

E-mails, messages envoyés via le formulaire de contact, demandes de support, signalements de sécurité, pièces jointes que vous fournissez et métadonnées de correspondance associées.

Données techniques et de sécurité

Adresse IP, informations sur l’appareil, type de navigateur, système d’exploitation, horaires de connexion, journaux d’erreurs, journaux d’audit, journaux d’accès, identifiants de cookies, événements de sécurité et télémétrie de diagnostic.

Données d’utilisation du produit

Utilisation des fonctionnalités, consommation de crédits, modèle d’IA sélectionné, métadonnées d’utilisation de tokens ou d’API, type de document sélectionné, statut de génération, rapports d’erreur et préférences de l’utilisateur.

Données de l’espace de travail clinique

Notes cliniques, textes dictés, brouillons générés, notes de médication, valeurs de laboratoire, modèles, textes d’évaluation du risque et autres contenus saisis ou générés par l’utilisateur. Ces données peuvent inclure des données de santé ou d’autres catégories particulières de données si l’utilisateur les saisit.

Données de traitement par l’IA

Des textes, invites, instructions, extraits cliniques, contenus dé-identifiés, contenus dictés, extraits audio, résultats générés et métadonnées de modèle peuvent être traités par des fournisseurs d’IA lorsque l’utilisateur utilise les fonctionnalités d’IA.

5. Données que nous demandons aux utilisateurs de ne pas soumettre inutilement

Les utilisateurs ne doivent pas soumettre de noms de patients, d’identifiants directs, d’adresses inutiles, d’identifiants juridiques inutiles ni d’autres données personnelles excessives dans les fonctionnalités d’IA, les demandes de support ou les formulaires de contact, sauf si cela est permis par leur droit local, leurs obligations professionnelles, le cadre d’information des patients et l’accord applicable conclu avec Psychiatry Ink Ltd.

6. Finalités du traitement

Nous traitons des données à caractère personnel afin de :

fournir, maintenir, sécuriser et améliorer Psychiatrie.Ink ;
créer et gérer les comptes utilisateurs et les organisations ;
fournir les fonctions de documentation, de dictée, de modèles, d’IA, de médication, de laboratoire et de workflow ;
traiter les abonnements, les factures, les paiements et les crédits ;
assurer le support et répondre aux demandes ;
surveiller la sécurité, prévenir les abus, enquêter sur les incidents et protéger le service ;
respecter nos obligations légales, réglementaires, fiscales, comptables et contractuelles ;
envoyer des notifications de service, des avis de sécurité, des mises à jour juridiques et des communications relatives au produit ;
analyser des tendances d’utilisation agrégées ou dé-identifiées afin d’améliorer la performance et la fiabilité.

7. Bases légales

Lorsque Psychiatry Ink Ltd agit en qualité de responsable du traitement, nous nous fondons sur une ou plusieurs des bases légales suivantes, selon le contexte :

Contrat : pour fournir le service, gérer les comptes, traiter les abonnements et assurer le support.
Obligation légale : pour respecter nos obligations fiscales, comptables, de droit des sociétés, de sécurité et réglementaires.
Intérêts légitimes : pour sécuriser, maintenir, améliorer et administrer le service, prévenir la fraude ou les usages abusifs et communiquer avec les utilisateurs professionnels.
Consentement : pour les cookies non essentiels, les communications marketing facultatives ou les fonctionnalités facultatives lorsque le consentement est requis.

Lorsque nous traitons des données cliniques ou relatives aux patients en qualité de sous-traitant, il appartient au client d’identifier la base légale applicable ainsi que toute condition au titre de l’article 9 ou d’une disposition équivalente pour les données de santé relevant des catégories particulières.

8. Catégories particulières de données et données cliniques

Psychiatrie.Ink est destiné à la documentation psychiatrique et peut traiter des données de santé si les utilisateurs les saisissent. Les données de santé sont sensibles. Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles destinées à réduire toute exposition inutile, notamment le chiffrement, le contrôle des accès, la journalisation d’audit, la minimisation et des fonctionnalités de dé-identification lorsqu’elles sont disponibles.

Les utilisateurs doivent s’assurer que des données réelles de patients ne sont traitées que lorsqu’ils disposent de la base légale, de l’habilitation professionnelle, du cadre d’information des patients, de l’approbation institutionnelle et de l’accord de traitement des données requis.

9. Fournisseurs d’IA et traitement par les modèles

Psychiatrie.Ink peut recourir à des fournisseurs d’IA externes pour assurer des fonctions de dictée, de transcription, de synthèse, de rédaction, d’édition, de génération de documents et d’assistance aux textes cliniques. Selon la fonctionnalité et le modèle sélectionnés, ces fournisseurs peuvent inclure :

OpenAI ;
Google / Gemini ;
DeepSeek ;
Mistral ;
d’autres fournisseurs mentionnés dans notre documentation relative aux sous-traitants ultérieurs.

Les données transmises aux fournisseurs d’IA dépendent de la fonctionnalité utilisée, du modèle sélectionné et des paramètres de confidentialité de l’utilisateur. Nous nous efforçons de minimiser les identifiants et les détails cliniques inutiles. Les utilisateurs doivent relire tous les résultats générés par l’IA avant toute utilisation clinique.

Nous n’autorisons pas les fournisseurs d’IA à utiliser les contenus cliniques des clients à des fins sans rapport avec le service. Les règles de conservation, de surveillance des abus et de sécurité propres à chaque fournisseur sont décrites dans les conditions du fournisseur et les documents contractuels applicables.

10. Cookies et technologies similaires

Nous utilisons des cookies strictement nécessaires pour faire fonctionner le site web et le service. Nous n’utilisons des cookies non essentiels, tels que des cookies d’analyse ou de marketing, que lorsqu’ils sont activés et que le consentement requis a été obtenu.

Avec votre consentement, nous utilisons Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) sur les pages publiques de notre site web afin de comprendre l’utilisation agrégée par les visiteurs. L’analyse n’est jamais active dans l’espace de travail clinique connecté et ne reçoit jamais de données de patients ou de dossiers. Les détails — y compris les cookies déposés, les durées de conservation, les transferts internationaux et le retrait du consentement à tout moment — figurent dans notre Politique de cookies.

Politique de cookies

11. Partage des données à caractère personnel

Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec :

des prestataires d’hébergement et d’infrastructure ;
des prestataires de bases de données et d’authentification ;
des fournisseurs d’IA, de transcription et de modèles de langage ;
des prestataires de paiement et de facturation ;
des prestataires d’e-mail et de communication ;
des prestataires de sécurité, de journalisation, de surveillance et d’analyse ;
des conseillers professionnels, auditeurs, assureurs et représentants légaux ;
des autorités publiques lorsque la loi l’exige.

Une liste à jour des sous-traitants ultérieurs est disponible sur demande ainsi que dans l’accord de traitement des données applicable.

12. Transferts internationaux

Psychiatry Ink Ltd est établie au Royaume-Uni. Certains prestataires peuvent traiter des données au Royaume-Uni, dans l’EEE, aux États-Unis ou dans d’autres pays. Lorsque des données sont transférées à l’international, nous mettons en place, lorsque cela est requis, des garanties appropriées telles que des décisions d’adéquation, l’International Data Transfer Agreement du Royaume-Uni, l’addendum britannique aux clauses contractuelles types de l’UE, les clauses contractuelles types de l’UE ou d’autres garanties légalement reconnues.

13. Conservation

Nous ne conservons les données à caractère personnel que le temps nécessaire aux finalités décrites dans la présente politique, sauf si une durée plus longue est exigée par la loi ou nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Durées de conservation indicatives par catégorie de données :

Données de compte et d’organisation : pendant la durée de vie du compte, puis suppression ou anonymisation après la clôture, conformément à notre calendrier de conservation.
Données de facturation, factures et documents fiscaux : pendant les durées légales de conservation fiscales et comptables.
Correspondance de support : conservée uniquement le temps nécessaire au traitement de la demande, sauf nécessité plus longue pour des raisons juridiques ou de sécurité.
Journaux de sécurité et d’audit : conservés pendant une durée limitée adaptée aux besoins de sécurité, sauf nécessité plus longue à des fins d’enquête.
Données de l’espace de travail clinique : régies par la configuration du client, les paramètres de conservation, les demandes de suppression et l’accord de traitement des données applicable.
Sauvegardes : écrasées ou supprimées de manière glissante conformément au calendrier de conservation des sauvegardes.
Données de dictée ou audio : non conservées par défaut lorsque la configuration technique le prévoit ; si elles sont conservées à des fins de traitement ou de dépannage, elles sont supprimées dans un délai court et défini.

Clôture du compte et délais de suppression : si vous résiliez votre abonnement, votre compte devient dormant et vous pouvez le réactiver dans un délai de 90 jours ; à défaut, votre compte et toutes les données à caractère personnel associées sont définitivement supprimés à l’issue de cette période de 90 jours. Si vous demandez directement la suppression de votre compte, votre abonnement est résilié immédiatement et votre compte entre dans une période de grâce de 30 jours pendant laquelle vous pouvez annuler la suppression ; après 30 jours, votre compte et toutes les données à caractère personnel associées sont définitivement supprimés. Les données partagées au sein d’organisations dont vous n’avez pas le contrôle exclusif, ainsi que les enregistrements soumis à des obligations légales de conservation, sont traités séparément, comme décrit dans la présente politique.

14. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données à caractère personnel, notamment le chiffrement en transit, des contrôles d’accès, des journaux d’audit, des contrôles de sécurité de l’infrastructure, des accès fondés sur les rôles et des paramètres de confidentialité au niveau du produit. Certains modes incluent un stockage local chiffré côté client, de sorte que les identifiants directs des patients et leurs correspondances restent sur l’appareil de l’utilisateur.

Aucun service sur Internet n’est totalement sécurisé. Les utilisateurs doivent protéger leurs propres appareils, mots de passe, clés de chiffrement locales, profils de navigateur et contrôles d’accès institutionnels.

15. Vos droits

Selon votre localisation et le droit applicable, vous pouvez disposer des droits suivants :

accéder à vos données à caractère personnel ;
faire rectifier les données inexactes ;
faire supprimer des données ;
obtenir la limitation du traitement ;
vous opposer au traitement ;
recevoir une copie portable de vos données ;
retirer votre consentement lorsque le traitement est fondé sur le consentement ;
introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données.

Pour exercer ces droits, contactez :

data-protection@psychiatry.ink

Si nous traitons des données relatives aux patients uniquement en qualité de sous-traitant, nous pouvons être amenés à transmettre la demande au médecin, à la clinique ou à l’organisation concernés agissant en qualité de responsable du traitement.

16. Autorités de contrôle

Pour les questions de protection des données relatives au Royaume-Uni, vous pouvez contacter l’Information Commissioner’s Office (ICO).

Pour les questions relatives à l’UE/l’EEE, vous pouvez contacter votre autorité de contrôle locale. Si un représentant dans l’UE/l’EEE est requis et désigné, ses coordonnées figurent ci-dessus.

17. Enfants

Psychiatrie.Ink ne s’adresse pas aux enfants et est destiné aux utilisateurs professionnels. Les utilisateurs cliniques ne peuvent documenter des soins concernant des mineurs que lorsqu’ils y sont légalement et professionnellement autorisés.

18. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre. La version la plus récente sera publiée sur cette page avec la date de mise à jour. Les modifications substantielles pourront également être communiquées par e-mail, notification dans l’application ou notification liée au compte.